Ensayo: "La Comunicación"
"La Comunicación en las Relaciones Laborales"
La comunicación es un proceso verbal, escrito, visual o cualquier expresión que transmite una idea, información, pensamiento y que puede influir en las personas.
El intercambio de ideas y de información es la savia vital de cualquier organización. Por lo que todos los tipos de interacción de una empresa y su medio dependen de alguna forma de comunicación.
Es por eso que en este ensayo me enfocaré en como lograr que determinados mensajes lleguen a todos los destinatarios pretendidos con la mayor objetividad posible. Ya que si nos planteamos la comunicación desde una perspectiva estratégica podremos afrontar con cierta solvencia situaciones críticas tanto con la organización como de empleado a empleado.
A través de nuestra vida diaria nos damos cuenta de la importancia que debe darse a la comunicación sobre todo en el mundo de las relaciones laborales. En este sentido, es fundamental distinguir el público receptor de la información o mensaje a transmitir, y adecuarse en consecuencia a su nivel de interlocución y lenguaje existente, marcando incluso el tono del propio mensaje para transmitir emociones si es el caso, así como a los medios disponibles para llevar a buen cauce la comunicación pretendida. Para ello será preciso contar con un mapa de públicos al que podemos dirigir el mensaje y que lo interpretará. El mapa de públicos puede determinar igualmente el medio a través del cual comunicamos: verbal o escrito, pues no es lo mismo dirigirse a una asamblea de trabajadores con comunicados verbales claros y directos, que emitir un comunicado y exponerlo en un tablón de avisos, aunque el efecto que se pretenda lograr sea el mismo.
Al mismo tiempo que definimos cómo debe ser nuestra comunicación en el ámbito de las relaciones laborales, debemos considerar elementos tales como la necesidad, la oportunidad, la estrategia, la obligación (en términos individuales para el responsable o responsables de la emisión de la comunicación), así como la reactividad o proactividad en cada momento, y los medios o herramientas a nuestra disposición, los cuales ya debemos tener previamente identificado.
Es por eso que sólo planteándonos la comunicación desde una perspectiva estratégica y considerando todas las vertientes que implica podremos afrontar con cierta solvencia situaciones más o menos críticas. Ya que una buena comunicación nos permitirá posicionarnos en aquellos temas y aspectos debatidos o a debatir, procurando cubrir todo el espectro de destinatarios, evitando la pérdida por el camino, creando desinformación cuando llegan o incluso, falta de credibilidad y falta de solvencia cuando ya se ha formado una opinión sobre un tema concreto.
¿Cómo afrontar las rutinas defensivas y los conflictos para transformarlos en productivos?
“Una vez que la organización se infecta también se vuelve portadora. Los equipos son micromundos de las organizaciones. Es normal que las rutinas defensivas afecten al equipo. Actúan como obstáculo del aprendizaje colectivo. Pero las rutinas defensivas se pueden transformar en un aliado para construir un equipo que aprenda” .
Los equipos inteligentes se caracterizan por la manera de afrontar las rutinas defensivas, no por su ausencia. Un equipo comprometido con el aprendizaje no sólo indaga la verdad exterior sino también la del interior del equipo, incluso las estrategias con que las ocultamos.
Cuando abrimos las rutinas defensivas liberamos una energía que nos permite construir comprensión compartida y avanzar hacía el objetivo de todos los miembros del equipo .
Aunque hay brillantes managers que no lo saben los grandes equipos no se caracterizan por la falta de conflictos. Una de las experiencias del equipo que aprende es el visible conflicto de ideas.
El libre flujo de ideas conflictivas se vuelve creativo. Lo cual es crucial para descubrir nuevas soluciones que ninguna persona puede hallar por su cuenta. El conflicto forma parte del flujo del aprendizaje de equipos. La diferencia entre los buenos equipos y los equipos mediocres consiste en la manera de afrontar el conflicto y las rutinas defensivas que le rodean.
Aprender a afrontar esta brecha es uno de los principales desafíos del coaching corporativo.
97 Ideas para Motivar..!!!
1) Determine su propio nivel de satisfacción, así como el de su gente
2) Demuestre su competencia en cada oportunidad
3) Si obtiene malos resultados, revise su propia motivación y la de su equipo
4) No asuma que usted es “visible” – asegúrese de que lo sea
SU EQUIPO
5) Muéstrele respeto a sus subordinados, y ellos se lo demostrarán a usted
6) Reconozca el valor de cada persona y de su trabajo
7) Trate a cada persona con respeto y cortesía
8) Utilice la persuasión e influencia para promover la auto-motivación
9) Determine las necesidades de su equipo, y ayude a satisfacerlas
10) Recuerde que distintas personas son motivadas en forma distinta
11) Busque respuestas positivas ante las críticas – pueden ser buen síntoma de motivación en la gente
12) Aprenda a diferenciar entre problemas de trabajo y problemas personales
13) Mejore el orden y el control, utilizando la gerencia colaborativa
14) Promueva los desacuerdos – frecuentemente estos abren el camino para el consenso
15) Tenga cuidado con la política en la oficina, y de el ejemplo al nunca involucrarse
16) Encuentre la causa fundamental de las quejas reiteradas, y erradíquela rápidamente
17) Nunca ofrezca financiar algo a menos que sepa que puede obtener los fondos
18) No se apure en aceptar un “no” como respuesta
19) Logre lo mejor de los nuevos empleados, haciéndoles sentir bienvenidos
20) Fórmese su propia opinión de sus colegas y colaboradores. No acepte automáticamente la opinión de los demás.
21) Sea tan natural como sea posible, pero personalice su actitud hacia cada persona
22) La ambición es la que define el logro; asegúrese de promover grandes ambiciones
23) Considere todas las opciones antes de perder a un miembro valioso del equipo
24) Permita a su gente oportunidades de utilizar y mejorar su experiencia
25) Delegue tareas completas, para mejorar la eficiencia y la motivación
26) Asegúrese que su gente no sufra por limitaciones externas
27) No sub-utilice a las personas; eso les causa tanto estrés como la sobre-utilización
28) Utilice tantas de las habilidades de las personas como sea posible
29) Busque oportunidades tempranas para promover a jóvenes capaces de su organización
30) Aproveche cualquier oportunidad para predicar sobre mejoras de calidad
31) Asegúrese que todos los cargos en su empresa ofrezcan un amplio rango de estimulación y variación
32) Elija la mejor persona para cada puesto.
33) Aproveche los talentos y habilidades de cada persona
34) Recuerde que hacer que el trabajo sea divertido, no quiere decir que sea fácil
35) Mantenga la cantidad de supervisores al mínimo
36) No permita que la descripción del cargo sea percibida como una “camisa de fuerza”
COMUNICACIÓN
37) Comunicar con cada trabajador de forma continua, especialmente como su trabajo contribuye al éxito de la empresa en general, escuchar e informar
38) Si no sabe que motiva a cierta persona, pregúntele
39) Revise la moral de la gente hablando con ellos regularmente
40) Si quiere conocer mejor un proceso o actividad, pregúntele a la persona que lo hace
41) Refuerce su mensaje utilizando varios medios de comunicarlo
42) Envíe los mensajes internos tan pronto como sea posible
43) Pregúntele a su equipo si algún cambio en el trabajo podría ayudar a motivarlos
44) Asegúrese que su gente conozca bien su rol, y la importancia de este
45) Mantenga a su equipo informado siempre que sea posible – la incertidumbre es muy desmotivante
46) Consiga tiempo para detenerse y charlar un rato, en lugar de simplemente saludar
47) Cuando llame la atención sobre algún error cometido, sea firme pero justo
48) Siempre revise que sus deseos han sido comprendidos
49) Tenga una buena razón y explicación cuando rechace una petición
50) Confronte a los problemáticos tan pronto conozca de su existencia
51) Las malas noticias siempre viajan rápido, así que comuníquelas lo antes posible
52) Permita que la gente hable sobre lo que los desmotiva, y escuche atentamente
53) Hable sobre los problemas relacionados con el trabajo, para prevenir que se intensifiquen
54) Mantenga el contacto visual con su gente siempre que le hable
INCENTIVOS
55) Utilice competencias entre equipos para estimular el espíritu de equipo
56) Motive a través de el uso de actividades sociales voluntarias, y deportivas
57) Busque aquellos incentivos que no tienen ningún costo
58) Utilice premios por desempeño en lugar de aumentos de sueldo, siempre que sea posible
59) Utilice certificados y placas como recordatorio de altos logros
60) Recuerde que lo que usted mida y premie, es lo que obtendrá
61) No lo ponga techo a los incentivos – esto limita la motivación
ADIESTRAMIENTO
62) Motive a su gente a inscribirse en adiestramiento en forma regular; así pavimentarán el camino hacia el futuro
63) Preséntese en los cursos, para asegurar su nivel de calidad
64) Después de los cursos, haga seguimiento para determina su calidad y recepción por parte de quienes lo tomaron
65) Provea adiestramiento en dosis pequeñas y regulares, en lugar de largos cursos
66) Una vez finalizado un curso, déle a los empleados la oportunidad de usar las habilidades recién adquiridas
IDEAS Y TOMA DE DECISIONES
67) Anime a sus empleados a participar en la toma de decisiones
68) Cuando se acepte una idea sugerida por un empleado, permita que sea este quien la implemente
69) Siempre pregúntele a su gente su opinión acerca de las decisiones que les afectan
70) Tome en cuenta las ideas de su gente, sin importar su nivel en la jerarquía
71) Déle a las personas la oportunidad de usar sus propias iniciativas siempre que sea posible
72) Acuse recibo de todas las ideas del “buzón de sugerencias” de inmediato. Maneje los rechazos con mucho tacto
73) Informe a su gente sobre la utilización de sus ideas, y de los resultados de hacerlo
74) No tome decisiones al azar; combine el riesgo con buena planificación
75) Tome riesgos únicamente cuando las posibilidades de éxito sean grandes
COMPENSACION Y SALARIO
76) El monto del salario no lo es todo. Pero si no es adecuado, todo lo demás se puede venir abajo.
77) Tenga cuidado con el costo de los beneficios extra; si no lo revisa, estos tienden a dispararse
78) Si usted es el que paga los mejores salarios, asegúrese de ser el que mejores beneficios obtiene
79) Pague a su gente según su nivel de contribución y responsabilidad, no por status o tiempo en la empresa
EVALUACION DEL DESEMPEÑO
80) El sistema de puntuación que utiliza para evaluar el desempeño, utilícelo con cautela. Recuerde que es una herramienta, no algo sagrado.
81) Aproveche la oportunidad de mejorar su desempeño, permitiendo a sus subordinados que le evalúen
82) Mantenga las evaluaciones de desempeño relajadas y amistosas; no las haga parecer una inquisición
83) Siempre comience las evaluaciones discutiendo el progreso hecho y los éxitos logrados
84) No espere hasta la evaluación anual para hablar sobre el desempeño
EVITE LA DESMOTIVACION
85) Mantenga el trabajo tan variado como sea posible, para evitar desmotivar
86) Trate las renuncias y ausencias como signos de alarma de desmotivación
87) Sepa que los sistemas que su gente utiliza pueden ser desmotivantes
88) Si hay desmotivación, considere cambiar el sistema de negocios
89) No tolere malos resultados
90) Si va a criticar, que sean críticas constructivas.
91) Evite reuniones poco productivas.
92) Evite reglas innecesarias.
93) Sea flexible.
METAS Y OBJETIVOS
94) Alabe un trabajo bien hecho, aún cuando no se hayan cumplido todas las metas
95) Motive a su gente al logro, estableciendo metas altas pero realistas
96) Permita que la gente participe en el establecimiento de objetivos
97) Evite objetivos poco claros.
Las 4 c0nductas..!!!
Imagine la siguiente escena:
Usted llega a su oficina y encuentra que un cliente lo está esperando. Se advierte que esta enojado y molesto y que tiene las firmes intenciones de echarle la culpa a usted –como administrador- de algo que le hicieron. Da la impresión de que está listo para pelear. Sus posibles reacciones son:
- Decirle que tiene razón (antes de enterarse de los hechos) con el propósito de calmarlo: ofrecerle una disculpa y prometerle arreglar las cosas; al tiempo que desearía que todo esto no hubiese sucedido por todo el trabajo que tiene que hacer.
- Quedarse frente a él con los ojos fijos en la alfombra y sin decir nada, esperando que se le baje el coraje y se vaya.
- Entrar de inmediato a la pelea siendo sarcástico y dándole a entender que lo más probable es que él haya provocado el problema y que no es culpa suya; interrumpiéndolo para expresar su opinión, sin enterarse primero de los hechos y normalmente tomando la defensiva.
- Pedir con calma a la persona que le informe acerca de lo que considera que pasó, para tratar de deducir los hechos y aceptando aquellos que usted sepa que son ciertos, tomando nota del problema y de la información adicional que va a necesitar, diciéndole que comprende que se encuentre molesto y enojado, preguntándole lo que desea que usted haga al respecto y poniéndose de acuerdo con él en la forma de proceder para arreglar las cosas.
En este ejercicio, la respuesta 1 corresponde a una conducta no asertiva; la 2 es una conducta pasiva; la 3 es típica de la conducta agresiva; y la 4 sugiere la conducta asertiva.
